Privacybeleid

Inhoudsopgave

Over ons privacybeleid

Bergman Juridisch Adviesbureau geeft veel om uw privacy. Wij verwerken daarom uitsluitend gegevens die wij nodig hebben voor (het verbeteren van) onze dienstverlening en gaan zorgvuldig om met de informatie die wij over u en uw gebruik van onze diensten heeft verzameld. Wij stellen uw gegevens nooit voor commerciële doelstellingen ter beschikking aan derden. Dit privacybeleid is van toepassing op het gebruik van de website en de daarop ontsloten dienstverlening van Bergman Juridisch Adviesbureau. De ingangsdatum voor de geldigheid van deze voorwaarden is 1 december 2017, met het publiceren van een nieuwe versie vervalt de geldigheid van alle voorgaande versies. Dit privacybeleid beschrijft welke gegevens over u door ons worden verzameld, waar deze gegevens voor worden gebruikt en met wie en onder welke voorwaarden deze gegevens eventueel met derden kunnen worden gedeeld. Ook leggen wij aan u uit op welke wijze wij uw gegevens opslaan en hoe wij uw gegevens tegen misbruik beschermen en welke rechten u heeft met betrekking tot de door u aan ons verstrekte persoonsgegevens. Als u vragen heeft over ons privacybeleid kunt u contact opnemen met onze Data Protection Officer, u vindt de contactgegevens aan het einde van ons privacybeleid.

Over de gegevensverwerking

Hieronder kan u lezen op welke wijze wij uw gegevens verwerken, waar wij deze (laten) opslaan, welke beveiligingstechnieken wij gebruiken en voor wie de gegevens inzichtelijk zijn.

Webformulieren
Op onze website vindt u een aantal webformulieren waar wij u vragen om persoonsgegevens in te vullen, zoals bijvoorbeeld uw (bedrijfs-)naam,
adresgegevens, e-mailadres, webadres en (mobiele) telefoonnummer. Wij gebruiken deze gegevens enkel voor het doel waarvoor u deze heeft verstrekt. Als u bijvoorbeeld een offerte via onze website aanvraagt gebruiken wij de gegevens om de offerte samen te stellen, deze aan u toe te zenden en om eventueel later contact met u op te nemen om de offerte te bespreken. Uw gegevens worden door ons overgenomen in ons CRM-systeem, waar wij over al onze cliënten een profiel bijhouden met contact- en verkoopgegevens. Al onze formulieren maken gebruik van een SSL-beveiligde verbinding met een versleutelingsniveau van 256 bits. Onze back-end systemen zijn beveiligd met een sterk wachtwoord en waar mogelijk two-factor authentication.

Cliëntmanagement en facturatie
Onze cliëntgegevens worden centraal in de Cloud bewaard. Wij maken gebruik van ‘FactuurSturen.nl’, een online dienst voor het bijhouden van klantprofielen, het verzenden van offertes en facturen en het bijhouden van verkoopstatistieken. Deze aanbieder maakt gebruik van een beveiligde SSL-verbinding. De gegevens worden opgeslagen op servers in Nederland. Wij hebben afgesproken dat de verwerker de gegevens die wij op hun systemen opslaan niet kan inzien, wijzigen of verwijderen. Er worden er door de verwerker doorlopend back-ups gemaakt, deze back-ups zijn voor niemand inzichtelijk.

E-mail
Wij maken voor e-maildiensten gebruik van Office365 van Microsoft. Wij maken gebruik van Microsoft’s in Nederland geplaatste servers. Wij hebben beveiligingsmaatregelen genomen om ervoor te zorgen dat derden geen e-mail namens ons kunnen verzenden. Daarnaast sturen wij met al onze e-mailberichten een digitale handtekening mee, zodat u zeker weet dat wij het bericht dat u ontvangt van ons afkomstig is. Wij verzoeken u om contact met ons op te nemen als deze handtekening onder een e-mailbericht van ons ontbreekt zodat wij de inhoud van het bericht kunnen verifiëren.
Onze website maakt gebruik van ‘PepiPost’, een derde partij die het e-mailverkeer afkomstig van onze website afhandelt. Alle bevestigingsmails die u ontvangt van onze website en webformulieren wordt verzonden via de servers van PepiPost. PepiPost zal uw naam en e-mailadres nooit voor eigen doeleinden gebruiken. Onderaan elke e-maildie geautomatiseerd via onze website is verzonden ziet u de ‘Unsubscribe’ link. Als u hier op klikt zal u geen e-mail meer van onze website ontvangen. Dit kan de functionaliteit van onze website ernstig verminderen!

LiveChat
Bij sommige onderdelen van onze website bieden wij een ‘livechat’ functionaliteit aan. U kunt het chatvenster gebruiken om direct contact met ons op te nemen. De communicatie verloopt via de beveiligde verbinding van onze website. Alleen aangewezen medewerkers van Bergman Juridisch Adviesbureau hebben toegang tot backend van onze chat. Aangewezen medewerkers hebben een geheimhoudingsverklaring ondertekend, of zijn op grond van de overeenkomst tussen u en Bergman Juridisch Adviesbureau reeds tot geheimhouding gehouden.
Bergman Juridisch Adviesbureau kan ervoor kiezen om in voorkomende gevallen het dataverkeer van de LiveChat te laten afhandelen door servers in beheer van ‘Codecabin’. Deze verwerker zal persoonlijke gegevens niet aan derden ter beschikking stellen, tenzij zij daartoe op grond van een wettelijke verplichting toe verplicht zijn. Geanonimiseerde gegevens worden door deze verwerker verzameld en mogelijk gedeeld om de dienstverlening verder te verbeteren.

Webhosting en database
Bergman Juridisch Adviesbureau maakt voor het hosten van de website gebruik van de diensten van ‘Xel Media B.V.’. Xel is een vertrouwde in Nederland gevestigde service provider. Alle gegevens die u via onze website aan ons ter beschikking stelt worden (al dan niet tijdelijk) opgeslagen op de servers van Xel. Xel heeft de nodige beveiligingstechnieken toegepast en het is de verwerker en diens medewerkers of hulppersonen op grond van de overeenkomst tussen de verwerker en Bergman Juridisch Adviesbureau verboden gegevens in te zien of aan derden ter beschikking te stellen, tenzij zij hier op grond van een wettelijk voorschrift toe gehouden zijn. De verwerker maakt dagelijks back-ups van de opgeslagen gegevens, op deze back-ups zijn dezelfde waarborgen en voorwaarden van toepassing.

Cloudopslag
Bergman Juridisch Adviesbureau maakt gebruik van een cloudopslag in eigen beheer. De server staat in Nederland en is uitsluitend toegankelijk via een beveiligde verbinding met een versleutelingsniveau van 256 bits. Wij hanteren een streng wachtwoordbeleid en passen two-factor authenticatie toe. Alleen medewerkers van Bergman Juridisch Adviesbureau hebben toegang tot de opgeslagen gegevens en zijn tot geheimhouding gehouden.
Er worden dagelijks back-ups gemaakt van de gegevens op onze eigen servers. Deze backups worden ondergebracht bij ‘Strato AG’, een groot in Duitsland gevestigd hostingbedrijf. De gegevens worden uitsluitend via een beveiligde verbinding verzonden en zijn met een sterk wachtwoord afgeschermd.
Telefoon- en faxverkeer
Al ons telefoon- en faxverkeer wordt afgehandeld door ‘Budget Phone Company’. Deze verwerker houdt bij welk telefoon- of faxnummer contact met ons opneemt. Deze gegevens zijn alleen voor ons en de verwerker inzichtelijk. De verwerker is tot geheimhouding gehouden op grond van de overeenkomst tussen hen en Bergman Juridisch Adviesbureau.

Doel van de gegevensverwerking

Algemeen doel van de verwerking
Wij gebruiken uw gegevens uitsluitend ten behoeve van onze dienstverlening. Dat wil zeggen dat het doel van de verwerking altijd direct verband houdt met de opdracht die u verstrekt. Wij gebruiken uw gegevens niet voor (gerichte) marketing. Als u gegevens met ons deelt en wij gebruiken deze gegevens om – anders dan op uw verzoek – op een later moment contact met u op te nemen, vragen wij u hiervoor expliciet toestemming. Uw gegevens worden niet met derden gedeeld, anders dan om aan boekhoudkundige en overige administratieve verplichtingen te voldoen. Deze derden zijn allemaal tot geheimhouding gehouden op grond van de overeenkomst tussen hen en Bergman Juridisch Adviesbureau of een eed of wettelijke verplichting.
Automatisch verzamelde gegevens
Gegevens die automatisch worden verzameld door onze website worden verwerkt met het doel onze dienstverlening verder te verbeteren. Deze gegevens (bijvoorbeeld uw IP-adres, webbrowser en besturingssysteem) zijn geen persoonsgegevens.
Medewerking aan fiscaal en strafrechtelijk onderzoek
In voorkomende gevallen kan Bergman Juridisch Adviesbureau op grond van een wettelijke verplichting worden gehouden tot het delen van uw gegevens in verband met fiscaal of strafrechtelijk onderzoek van overheidswege. In een dergelijk geval zijn wij gedwongen uw gegevens te delen, maar zullen ons binnen de mogelijkheden die de wet ons biedt daartegen verzetten.
Bewaartermijnen
Wij bewaren uw gegevens zolang u cliënt van ons bent. Dit betekent dat wij uw klantprofiel bewaren totdat u aangeeft dat u niet langer van onze diensten gebruik wenst te maken. Als u dit bij ons aangeeft zullen wij dit tevens opvatten als een vergeetverzoek. Op grond van toepasselijke administratieve verplichtingen dienen wij facturen met uw (persoons)gegevens te bewaren, deze gegevens zullen wij dus voor zolang de toepasselijke termijn loopt bewaren, medewerkers hebben echter geen toegang meer tot uw cliëntprofiel en documenten die wij naar aanleiding van uw opdracht hebben vervaardigd.

Uw rechten

Op grond van geldende Nederlandse en Europese wetgeving heeft u als betrokkende bepaalde rechten met betrekking tot de persoonsgegevens die door of namens ons worden verwerkt bepaalde rechten. Wij leggen u hieronder uit welke rechten dit zijn en hoe u zich op deze rechten kunt beroepen.
In beginsel sturen wij om misbruik te voorkomen afschriften en kopieën van uw gegevens enkel naar uw bij ons reeds bekende e-mailadres. In het geval dat u de gegevens op een ander e-mailadres of bijvoorbeeld per post wenst te ontvangen, zullen wij u vragen zich te legitimeren. Wij houden een administratie bij van afgehandelde verzoeken, in het geval van een vergeetverzoek administreren wij geanonimiseerde gegevens. Alle afschriften en kopieën van gegevens ontvangt u in de
machineleesbare gegevensindeling die wij binnen onze systemen hanteren.

Inzagerecht
U heeft altijd het recht om de gegevens die wij (laten) verwerken die betrekking hebben op uw persoon of daartoe herleidbaar zijn, in te zien. U kunt een verzoek met die strekking doen aan onze Data Protection Officer. U ontvangt dan binnen 30 dagen een reactie op uw verzoek. Als uw verzoek wordt ingewilligd sturen wij u op het bij ons bekende e-mailadres een kopie van alle gegevens met een overzicht van de verwerkers die deze gegevens onder zich hebben, onder de vermelding van de categorie waaronder wij deze gegevens hebben opgeslagen.

Rectificatierecht
U heeft altijd het recht om de gegevens die wij (laten) verwerken die betrekking hebben op uw persoon of daartoe herleidbaar zijn, te laten aanpassen. U kunt een verzoek met die strekking doen aan onze Data Protection Officer. U ontvangt dan binnen 30 dagen een reactie op uw verzoek. Als uw verzoek wordt ingewilligd sturen wij u op het bij ons bekende e-mailadres een bevestiging dat de gegevens zijn aangepast.

Recht op beperking van de verwerking
U heeft altijd het recht om de gegevens die wij (laten) verwerken die betrekking hebben op uw persoon of daartoe herleidbaar zijn, te beperken. U kunt een verzoek met die strekking doen aan onze Data Protection Officer. U ontvangt dan binnen 30 dagen een reactie op uw verzoek. Als uw verzoek wordt ingewilligd sturen wij u op het bij ons bekende e-mailadres een bevestiging dat de gegevens tot u de beperking opheft niet langer worden verwerkt.

Recht op overdraagbaarheid
U heeft altijd het recht om de gegevens die wij (laten) verwerken die betrekking hebben op uw persoon of daartoe herleidbaar zijn, door een andere partij te laten uitvoeren. U kunt een verzoek met die strekking doen aan onze Data Protection Officer. U ontvangt dan binnen 30 dagen een reactie op uw verzoek. Als uw verzoek wordt ingewilligd sturen wij u op het bij ons bekende e- mailadres afschriften of kopieën van alle gegevens over u die wij hebben verwerkt of in opdracht van ons door andere verwerkers of derden zijn verwerkt. Naar alle waarschijnlijkheid kan
Bergman Juridisch Adviesbureau in een dergelijk geval de dienstverlening niet langer voortzetten, omdat de veilige koppeling van databestanden dan niet langer kan worden gegarandeerd.

Recht van bezwaar en overige rechten
U heeft in voorkomende gevallen bij onze Data Protection Officer het recht bezwaar te maken tegen de verwerking van uw persoonsgegevens door of in opdracht van Bergman Juridisch Adviesbureau. Als u bezwaar maakt zullen wij onmiddellijk de gegevensverwerking staken in afwachting van de afhandeling van uw bezwaar. Is uw bezwaar gegrond dat zullen wij afschriften en/of kopieën van gegevens die wij (laten) verwerken aan u ter beschikking stellen en daarna de verwerking blijvend staken.
U heeft bovendien het recht om niet aan geautomatiseerde individuele besluitvorming of profiling te worden onderworpen. Bergman Juridisch Adviesbureau verwerkt uw gegevens niet op zodanige wijze dat dit recht van toepassing is. Bent u van mening dat dit wel zo is, neem dan contact op met onze Data Protection Officer.

Cookies

Google Analytics
Via onze website worden cookies geplaatst van het Amerikaanse bedrijf Google, als deel van de “Analytics”-dienst. Wij gebruiken deze dienst om bij te houden en rapportages te krijgen over hoe bezoekers de website gebruiken. Deze verwerker is mogelijk verplicht op grond van geldende wet- en regelgeving inzage te geven in deze gegevens. Wij hebben Google niet toegestaan de verkregen analytics-informatie te gebruiken voor andere Google diensten.

Wijzigingen in het privacybeleid

Wij behouden te allen tijde het recht ons privacybeleid te wijzigen. Op deze pagina vindt u echter altijd de meest recente versie. Als het nieuwe privacybeleid gevolgen heeft voor de wijze waarop wij reeds verzamelde gegevens met betrekking tot u verwerken, dan brengen wij u daarvan per e-mail op de hoogte.